Фулфилмент получает ваш товар, работает с ним и отвечает за него, пока тот не уедет на склад Ozon. Разбираем, что должно быть в договоре, какие документы оформлять при передаче товара и как закрывать услуги через УПД.
Какой договор заключать
Чаще всего это договор возмездного оказания услуг. Если фулфилмент ещё и хранит товар, в договор добавляют условия хранения, и он становится смешанным. Форма не так важна, как содержание. Проверьте, что в договоре есть:
- Перечень услуг. Приёмка, пересчёт, маркировка, упаковка, паллетирование, доставка на склад. Всё, что вы будете заказывать, должно быть названо.
- Прайс и порядок его изменения. Цены обычно в приложении. Хорошо, если в договоре прописано, за сколько дней исполнитель предупреждает о росте цен.
- Сроки. За сколько дней готовят партию, как считается срок, что будет при задержке.
- Порядок приёмки товара. Как и когда исполнитель пересчитывает товар, как фиксируются расхождения и брак.
- Ответственность за утрату и порчу. В каких случаях и в каком размере исполнитель возмещает ущерб: по закупочной цене, по цене продажи или в пределах лимита.
- Ответственность за ошибки подготовки. Кто платит, если склад Ozon выставил счёт за доработку по вине фулфилмента.
- Документооборот. Бумага или ЭДО, сроки выставления закрывающих документов.
Самый важный пункт для продавца: ответственность за пересорт и недостачу на приёмке Ozon. Уточните его до начала работы, а не после первого акта о расхождениях.
Товар передаётся по акту, а не по УПД
Отдавая товар на фулфилмент, вы его не продаёте. Право собственности остаётся за вами, поэтому УПД или товарную накладную на передачу товара не оформляют. Используют акт приёма-передачи. Если товар передаётся на хранение, подойдёт акт о приёме на ответственное хранение по форме МХ-1 или собственная форма исполнителя.
В акте указывают:
- дату передачи;
- каждый артикул и количество;
- число коробов или паллет;
- видимые повреждения и расхождения, если они есть.
Пересчёт по артикулам иногда занимает несколько дней. В этом случае подписывают предварительный акт по местам, а итоговый после пересчёта. Такой порядок тоже стоит прописать в договоре.
УПД на услуги
Услуги фулфилмента закрываются актом или универсальным передаточным документом. В УПД указывается статус:
- статус 1, если исполнитель платит НДС. Документ работает и как счёт-фактура, и как акт;
- статус 2, если исполнитель без НДС. Документ заменяет только акт.
Проверяйте, чтобы в УПД были расписаны услуги по видам и количеству: сколько единиц промаркировано, упаковано, сколько паллет собрано. Одна строка «Услуги фулфилмента за сентябрь» неудобна для сверки и может вызвать вопросы при налоговой проверке.
Сверяйте УПД с отчётом о работах сразу после получения. Расхождения в количестве проще разобрать, пока поставка свежая и все помнят детали.
Доверенности
Если фулфилмент подписывает документы от вашего имени, например транспортную накладную как грузоотправитель или документы на складе Ozon, ему нужна доверенность. В электронном документообороте это машиночитаемая доверенность, которую вы выпускаете через оператора ЭДО или сервис ФНС.
Доверенность выдавайте на конкретные действия и с ограниченным сроком. Широкая генеральная доверенность удобна, но рискованна.
ИП, ООО и самозанятые
Фулфилмент может работать с любой формой бизнеса. Разница в документах:
- ООО получает полный комплект: договор, акты приёма-передачи, УПД на услуги.
- ИП получает тот же комплект. На УСН «доходы минус расходы» услуги фулфилмента идут в расходы, поэтому закрывающие документы нужны обязательно.
- Самозанятый оплачивает услуги как физлицо или по договору с указанием статуса. Закрывающие документы нужны для собственного учёта и споров.
Самозанятым нельзя продавать товары, подлежащие обязательной маркировке. Если планируете работать с такими категориями, заранее переходите на ИП.
Чек-лист перед подписанием
- В договоре названы все услуги, которые вы будете заказывать.
- Прописаны сроки подготовки партии.
- Понятно, кто и сколько платит при утрате, порче и пересорте.
- Есть порядок приёмки товара и форма акта.
- Согласован формат документооборота.
- Понятно, какие доверенности нужны и на что.
В FBO Центре работают с ИП, ООО и самозанятыми: товар принимают по акту, а услуги закрывают документами с расшифровкой по видам работ.
