Электронная транспортная накладная постепенно вытесняет бумажную, и склады Ozon переходят на неё одними из первых. Объясняем, что такое ЭТрН, как её оформить и что сделать продавцу, чтобы машину пропустили на склад.
Что такое ЭТрН
Транспортная накладная сопровождает любую перевозку груза. Её форму утвердило правительство в постановлении № 2200. Бумажная версия печатается и подписывается ручкой. Электронная оформляется через оператора электронного документооборота и подписывается квалифицированными электронными подписями.
Сведения из ЭТрН попадают в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Поэтому бумажную копию возить не нужно: накладная существует в системе, и её можно проверить.
Из чего состоит накладная
ЭТрН делится на титулы. Каждый заполняет и подписывает своя сторона перевозки:
- Титул грузоотправителя. Кто отправляет, что везут, куда и кому. Его заполняет продавец или компания, которая отгружает товар от его имени.
- Титул перевозчика о приёме груза. Перевозчик подтверждает, что забрал груз.
- Титул грузополучателя. Склад подтверждает, что груз доставлен, и отмечает замечания, если они есть.
- Титул перевозчика о сдаче груза. Перевозчик закрывает перевозку.
Бывают и дополнительные титулы, например о переадресовке или о смене водителя. Для обычной поставки на склад они не нужны.
Нужна ли ЭТрН для Ozon
Ozon переводит приёмку на электронные накладные поэтапно: сначала отдельные склады и типы поставок, затем остальные. Если склад уже работает только с ЭТрН, машину с бумажной накладной могут не зарегистрировать на въезде.
Требования к конкретному складу видны в личном кабинете при создании заявки и в базе знаний продавца. Проверяйте их перед каждой поставкой на новый склад, даже если на прошлый склад приезжали с бумагой.
Что нужно, чтобы оформлять ЭТрН
- Квалифицированная электронная подпись руководителя компании или ИП.
- Оператор ЭДО, подключённый к ГИС ЭПД. Такие сервисы есть у крупных операторов документооборота, например у «Контура», «Тензора» и «Такскома».
- Машиночитаемая доверенность, если подписывать будет сотрудник, а не руководитель.
- Перевозчик, который работает с ЭТрН. Если он подписывать электронные титулы не умеет, накладная не будет полной.
Если вы везёте товар на своей машине, вы одновременно грузоотправитель и перевозчик. Подписывать придётся больше титулов, но схема та же.
Пошаговый порядок
- Создайте заявку на поставку в кабинете Ozon и забронируйте тайм-слот.
- В системе оператора ЭДО оформите титул грузоотправителя: реквизиты, адрес склада, описание груза, количество мест и вес.
- Отправьте накладную перевозчику. Он подписывает титул о приёме груза при загрузке машины.
- Водитель едет на склад. Бумага не нужна, но номер накладной и данные машины должны совпадать с заявкой.
- Склад подписывает свой титул после приёмки груза, перевозчик закрывает накладную.
Самые частые ошибки в ЭТрН банальны: опечатка в номере машины, неверный адрес склада, другой водитель вместо указанного. Сверьте эти поля с заявкой Ozon перед отправкой.
Частые вопросы
Нужна ли водителю электронная подпись?
Титулы перевозчика подписывает перевозчик как организация или ИП. Водитель может подтверждать действия через мобильное приложение оператора, если такая схема настроена у перевозчика. Как именно это устроено, зависит от оператора ЭДО.
Что делать, если в накладной ошибка?
До подписания титула грузоотправителя накладную можно исправить в системе оператора. Если документ уже подписан, обычно оформляют новую накладную или корректировку, в зависимости от того, что позволяет оператор и на каком этапе перевозка.
Можно ли ездить с бумажной накладной на склад, который принимает электронные?
Часть складов принимает оба варианта, часть работает только с ЭТрН. Смотрите требования конкретного склада в кабинете Ozon, а не полагайтесь на опыт прошлых поставок.
Сколько стоит ЭТрН?
Операторы ЭДО берут плату за каждый документ или продают пакеты документов. Цены у разных операторов отличаются, сравните тарифы перед подключением.
Если оформлять ЭТрН некогда
Для продавца с одной-двумя поставками в месяц настройка ЭДО, подписей и доверенностей может занять больше времени, чем сама поставка. В этом случае ЭТрН берёт на себя фулфилмент или перевозчик, который везёт товар. FBO Центр, например, оформляет ЭТрН на каждую доставку до склада Ozon, и продавцу не нужно подключать ГИС ЭПД самостоятельно.
Если поставок много и вы возите сами, подключение окупится быстро. Электронная накладная не теряется, не мнётся в кабине и не требует гонять водителя за подписью.
