Для поставки на склад Ozon нужны документы трёх видов: на сам товар, на поставку и на перевозку. Разложили по этапам, что готовить заранее, что брать с собой в машину и что получить после приёмки.
Документы на товар
Их загружают в личный кабинет до первой поставки, при создании или проверке карточки. Без них Ozon может не пропустить карточку или заблокировать продажи.
- Сертификат или декларация соответствия. Нужны для товаров, которые подпадают под технические регламенты: детские товары, косметика, электроника, одежда и многое другое.
- Отказное письмо. Если товар не подлежит обязательной сертификации, Ozon может запросить письмо от органа по сертификации с подтверждением.
- Свидетельство о государственной регистрации. Для отдельных групп: БАДы, некоторые виды косметики и бытовой химии, детское питание.
- Документы на товарный знак. Если продаёте брендированный товар, Ozon может попросить подтвердить право на продажу: регистрацию знака, договор с правообладателем или дистрибьютором.
Список документов для категории показан в кабинете продавца. Он меняется, поэтому перед выводом новой категории загляните туда ещё раз.
Маркировка «Честный знак»
Для маркируемых товаров к документам добавляются коды маркировки. Они должны быть введены в оборот и числиться за вашей компанией до того, как товар поедет на склад. При приёмке Ozon сканирует коды на каждой единице и проверяет их статус в государственной системе.
Документы на поставку
Все они формируются в личном кабинете Ozon:
- Заявка на поставку. Состав товаров, количество, склад назначения, тип поставки.
- Тайм-слот. Дата и время приезда на склад.
- Этикетки грузомест. На каждый короб или паллету. Печатаются из заявки и клеятся до отгрузки.
- Данные транспорта и водителя. Номер машины, ФИО водителя. По ним охрана пропускает машину на территорию.
Если вы изменили заявку после печати этикеток, перепечатайте их. Этикетки старой версии не совпадут с тем, что ждёт склад.
Что взять в машину
Водитель должен иметь при себе:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- транспортную накладную: бумажную по форме, утверждённой постановлением правительства № 2200, или электронную (ЭТрН);
- доверенность, если водитель представляет вашу компанию и склад её запрашивает;
- номер заявки или QR-код поставки, если склад работает с ним на въезде.
Ozon постепенно переводит склады на электронные транспортные накладные. Если выбранный склад принимает только ЭТрН, машина с бумажной накладной может не пройти регистрацию. Проверяйте требования конкретного склада при создании заявки.
Отдельный вопрос: нужна ли товарная накладная или УПД на сам товар. При модели FBO товар остаётся вашей собственностью до продажи покупателю, Ozon выступает посредником. Поэтому передаточные документы на товар склад обычно не требует. Если в кабинете или от сотрудников склада пришёл другой запрос, уточните его в поддержке.
Если поставку делает фулфилмент
Когда товар готовит и везёт сторонняя компания, появляется ещё один комплект документов, уже между вами и исполнителем:
- договор на оказание услуг;
- акт приёма-передачи товара на фулфилмент с количеством по каждому артикулу;
- доверенность или машиночитаемая доверенность, если исполнитель подписывает документы от вашего имени;
- закрывающие документы на услуги: акт или УПД.
Например, FBO Центр принимает товар по акту, готовит его к поставке и оформляет ЭТрН на перевозку до склада Ozon. Продавцу остаётся заявка в кабинете и документы на товар.
Документы после приёмки
После того как склад обработает поставку, в кабинете появятся результаты приёмки. Если количество не совпало, Ozon сформирует акт о расхождениях. Скачайте его и сверьте со своей описью. Спорить с результатами приёмки можно только ограниченное время, срок указан в правилах маркетплейса.
Храните архив по каждой поставке: заявку, опись коробов, фото, накладную и акт приёмки. Он пригодится при спорах о недостаче и при проверках маркировки.
Короткий чек-лист
Перед каждой поставкой пройдитесь по списку:
- Карточки товаров одобрены, сертификаты и декларации загружены и не просрочены.
- Коды «Честного знака» введены в оборот, если товар маркируемый.
- Заявка создана, тайм-слот забронирован.
- Этикетки грузомест напечатаны из последней версии заявки.
- Данные машины и водителя в заявке совпадают с реальными.
- Транспортная накладная оформлена в том виде, который принимает склад.
- Если везёт фулфилмент, у него есть доверенность и актуальный акт по товару.
Проверка занимает десять минут и снимает самые обидные отказы: когда товар в порядке, а поставка сорвалась из-за бумаги.
